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Comment organiser vos fichiers de prospection, prospects qualifiés et clients

Bien organiser sa prospection commerciale commence par une distinction claire entre prospects non-qualifiés, prospects qualifiés, et clients. Différencier vos prospects et même la base de toute campagne de prospection réussie.

Comment organiser vos fichiers de prospection, prospects qualifiés et clients

Sommaire :

  1. Identifier les prospects qualifiés et non qualifiés
  2. Séparer clairement les phases de qualification dans votre fichier
  3. Hiérarchiser et gérer efficacement vos prospects avec noCRM
  4. Gérer les clients existants : la stratégie à adopter

Comme son nom l'indique, noCRM.io ne fait pas les choses comme les autres CRM. L’application a été pensée non pas autour de la gestion du client mais autour des processus de vente des commerciaux.

L’objet central de l’application n’est donc pas le client mais le prospect qualifié, aussi appelé opportunité.

Pour autant, toutes les opportunités n'ont ni la même valeur, ni la même origine. Certaines démarrent d’un fichier de prospection « à froid », d’autres de personnes que vous avez déjà rencontré - par exemple sur un salon - et qui vont ont laissé leur carte, d’autres enfin viennent de clients déjà existants qu’il s’agisse d’upsell, de cross-sell ou d'un renouvellement de contrat.

Organiser sa prospection

Prospect qualifié, non qualifié : quelles différences ?

Avant de se pencher sur la manière d'organiser une liste de prospects, il est important de comprendre la différence entre un prospect qualifié et un prospect non qualifié.

Nous l’avons dit rapidement, les prospects peuvent se classer en trois catégories :

  • les prospects non qualifiés ;
  • les prospects qualifiés ;
  • les clients.

Détaillons maintenant ce qu’on entend par ces termes et comment les gérer au mieux.

Les prospects non qualifiés : des prospects inconnus

Ce sont les prospects avec lesquels on n’a jamais discuté, on ne sait pas s'ils ont un besoin et s'ils peuvent être intéressés par notre service. Dans un premier temps, ces prospects doivent être qualifiés.

On doit les contacter et obtenir suffisamment d’information sur eux pour savoir s'il faut ou pas continuer le travail de prospection. Il est très important d’éliminer les pistes sans intérêts car les commerciaux n’ont qu’un temps limité et qu’ils doivent se concentrer sur les meilleures opportunités de business. Ces types de prospects servent donc à faire ce qu’on appelle de la prospection « à froid ».

Ils ont pu être extraits d’une base de donnée marketing sur la base de la taille de l’entreprise, son activité, sa localisation. Mais quelles que soient les informations qu’on a sur eux, on ne sait pas l’essentiel : y a-t-il un besoin et un budget ?

Organiser liste de prospection

Les prospects qualifiés : des opportunités commerciales

Ce sont des prospects qui ont passé la première étape ou des prospects sur lesquels on a plus d’information, pour lesquels on sait dès le début qu’il existe un besoin. Ces opportunités ne viennent pas toutes, loin s’en faut, de l’étape « fichier de prospection». Les principales autres sources sont :

  • Les personnes que vous rencontrez en déplacement à l’extérieur ou sur un salon et qui vous donnent une carte de visite.
  • Les visiteurs de votre site ayant rempli le formulaire de contact ou fait une demande de devis.
  • Des personnes auprès de qui on vous a introduit.
  • Des membres de votre réseau.
  • Et bien sûr, tous les appels ou mails entrants.

Ce sont sur ces opportunités que s’effectue l’essentiel du travail commercial. Le besoin est identifié, il faut maintenant faire avancer le prospect dans les différentes étapes de votre processus commercial - que vous aurez pris soin de paramétrer dans l’application.

Fichier de prospection : pourquoi séparer clairement les phases de qualification ?

Une erreur fréquemment rencontrée consiste à importer un fichier Excel d’un millier d’entrées et à vouloir toutes les transformer en opportunités. C’est à éviter. Les opportunités doivent rester en nombre limité, lequel nombre doit correspondre au nombre maximum d’affaires qu’un commercial peut traiter sérieusement de façon personnalisée.

Il est important de faire une distinction claire entre un prospect hautement qualifié et un prospect peu qualifié. Les prospects hautement qualifiés correspondent idéalement au profil de votre client, car vous et vos vendeurs disposez d'un temps limité et devez vous concentrer sur l'organisation de vos activités.

Si vous injectez dans le système un trop gros nombre d’opportunités qui n’ont pas une chance significative d’aboutir, vous risquer tout simplement de noyer vos vraies opportunités de business et de passer au travers de certaines ventes.

Pour éviter ce type de problèmes beaucoup d’entreprises séparent leurs équipes commerciales en deux : d’un côté l’équipe chargée de la prospection à froid / qualification des prospects, de l’autre l’équipe chargée de gagner les opportunités identifiées.

Ce qui signifie que quand vous transformez une ligne de votre fichier de prospection en une opportunité à part entière, vous pouvez décider d’assigner cette opportunité à un autre commercial que vous.

Comment hiérarchiser et gérer vos prospects efficacement avec noCRM ?

Le travail d'un commercial consiste principalement à gérer les prospects et à les convertir en clients. Une fois qu'un prospect est qualifié, le commercial doit agir vite pour le convertir en client.

noCRM.io est un logiciel de gestion des leads pensé pour aider vos commerciaux. Il permet non seulement de générer des prospects, mais aussi d'aider les commerciaux à assurer leur suivi.

Le gestion des prospects non qualifiés

Dans l’application noCRM.io, ces prospects se retrouvent dans les « fichiers de prospection », des véritables tableurs éditables en ligne. On peut donc regrouper sur la même page un grand nombre de prospects potentiels, les trier, les éditer et déterminer comment et dans quel ordre vous allez les contacter.

Une fois le premier contact établi, vous pouvez les rayer de la liste s'ils ne sont pas intéressés ou les transformer en prospects qualifiés en cliquant sur le bouton (+) au début de chaque ligne.

La gestion des opportunités commerciales

Une des grandes forces de noCRM.io est de vous obliger à avoir une action à réaliser pour chaque opportunité. Il y a toujours dans le système une prochaine étape, soit à faire maintenant (et dans ce cas là l’opportunité se retrouve dans l’onglet « à faire »), soit à faire à une date ultérieure et dans ce cas là l’opportunité passera automatiquement de « en attente » à « à faire » à la date indiquée.

Là où le logiciel vous aide, c’est que vous n’avez pas à créer vous même cette action dans l’interface : dès que vous créez une opportunité, elle se retrouve dans le mode « à faire » et la seule façon de l’en sortir est soit de définir une prochaine action dans le futur, soit de fermer l’opportunité, idéalement en la gagnant.

L’autre grande force de l’application est la « vue pipeline » qui vous permet en un seul écran de visualiser à quelles étapes sont chacune de vos opportunités ouvertes. Vous pouvez ainsi visualiser toutes vos affaires en cours et décider sur lesquelles vous aller travailler en particulier.

Gérer les clients existants : quelle stratégie adopter ?

Les clients sont au cœur des CRMs traditionnels, ce qui est logique car il s’agit de logiciels de gestion de la relation client. Mais quand ils s’agit de CRM pour les commerciaux, ils sont en fait surreprésentés. Pour le dire de façon un peu crue, une fois gagné, un client n’a plus d’intérêt pour un commercial sauf s’il est possible de lui vendre à nouveau quelque chose.

Organiser ses clients

L’intérêt de la notion de client dans un logiciel d’aide à la vente dépend principalement :

  • du type de produit que vous vendez ;
  • de la possibilité de réaliser régulièrement la même vente auprès du dit client ;
  • ou de lui vendre des services supplémentaires.

Pouvez-vous revendre le même service à votre client ? Pouvez-vous le persuader d'acheter d'autres produits, ou bien s'agit-il d'une transaction unique ?

Présentation du dossier client noCRM

Dans noCRM.io, il n’est donc pas possible de créer de clients, mais uniquement des « dossiers clients » dans lesquels on rangera les opportunités concernées. L’idée étant toujours avec noCRM.io de vous éviter de rentrer des données inutiles dans le système.

Vous ne créez de dossier client qu’à la deuxième opportunité avec un client. Avant cela la fiche opportunité suffit amplement. Grâce à ces dossiers, vous aurez un historique des échanges qui vous permettra in fine d’augmenter vos chances de réaliser la nouvelle vente.

La gestion des upsells et des renouvellements

Le dossier client est aussi extrêmement pratique pour les renouvellements. Lorsque vous gagnez une opportunité, vous pouvez choisir d’en créer immédiatement un double qui sera en attente jusqu’à la période de renouvellement et que vous rangerez dans le même dossier client que votre opportunité gagnée.

En fait, dès que vous choisissez de dupliquer une opportunité pour en créer une nouvelle, on vous propose de ranger les deux automatiquement dans le même dossier client, ce qui assure une grande fluidité dans le processus.

Nous espérons que cet article vous aura aidé à bien comprendre à la fois l’approche de noCRM.io et comment vous pouvez structurer votre processus de vente autour de ces trois éléments : le fichier de prospection, la gestion des opportunités et le dossier client.

Questions fréquentes

Quelle est la meilleure façon de gérer les leads ? Pour gérer efficacement vos leads, vous devez faire une distinction claire entre les prospects qualifiés, les prospects non qualifiés et les clients. Pour vous assurer de gérer chacun d'entre eux correctement et individuellement, vous pouvez faire appel à un logiciel de gestion des leads. Celui-ci vous permettra de créer des listes de prospects froids, des pipelines de leads et un processus dédié pour vos ventes additionnelles.

Comment gérer les prospects ? Le principe du logiciel de gestion des leads est de vous aider à suivre vos prospects et vos leads en enregistrant leurs informations ainsi que la prochaine action à effectuer. Enfin, un logiciel efficace vous permet de suivre leur statut (en cours, clôturé, perdu, gagné).

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Auteur sunny Sunny
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